Kako pravilno hraniti upravne dokumente?

Brez ustreznega shranjevanja ni vedno enostavno najti svojih administrativnih dokumentov. Kako najti prodajno menico iz leta 2001, če je zložena v škatlo z drugimi papirji? Tukaj je nekaj nasvetov za shranjevanje, da ne bi izgubljali časa z brskanjem po več poljih za iskanje dokumenta.

Kako dolgo naj hranijo svoje dokumente?

Pomembno je, da te upravne dokumente hranite , vendar imajo tudi rok veljavnosti. Tako po določenem časovnem obdobju ni več treba hraniti nekaterih dokumentov, kot so računi in izjave vseh vrst. Tu je povzetek obdobij, v katerih je priporočljivo hraniti različne vrste papirja:

1 leto: telefonski, internetni ali premični računi ali dokazilo o plačilu PV.
2 leti: izjave o družinskih dodatkih, zdravniške takse, pisma o odpovedi pogodbe, dokumenti o socialni varnosti in vzajemni varnosti ter kreditni dokumenti.
3 leta: obvestila o avdiovizualni licenci in napovedi za odmero dohodnine.
5 let: računi za vodo in elektriko, računi za najemnino in najemnine, računi za plin, potrdila o plačilu davka, najemna pogodba in dokazilo o plačilu preživnine.
10 let: bančni izpiski, položnice, hipotekarna posojila, pogodbe o življenjskem zavarovanju po datumu smrti itd.
30 let: računi za popravila avtomobilov, računi za gradnjo, bolnišnice in civilne IOU.
Življenjska doba: zakonska pogodba, družinska evidenca, vojaška knjižica, diplome, oporoke, lastninski naslovi, donacije, zdravstvena kartona, potrdilo o cepljenju, zdravstvena dokumentacija, plačilne liste, potrdila o posvojitvah, pogodbe o zaposlitvi ...

Najboljši trik urejene hiše je ta, da je čim manj . Ni treba hraniti vseh prejetih pisem in dokumentov. Zato je treba papirje, ki niso uporabni, takoj zavreči.

Shranjevanje vsakodnevnih dokumentov

Za pospravljanje morate razlikovati med vsakdanjimi dokumenti in drugimi datotekami. Trenutni dokumenti so tisti, s katerimi se pogosto posvetujete in ki morajo biti zato na lahko dostopnem mestu. Dokumente, za katere se redko posvetujejo, lahko shranite v škatle ali na vrh police. Tu je nekaj vrst prostora za shranjevanje različnih vrst papirja:

Majice v različnih barvah

Barve se uporabljajo za razlikovanje dokumentov med seboj. V vsaki mapi bi morali uporabiti tudi žepe za razvrščanje papirjev: en žep za davke, en žep za dokumente ERS, drugi za račune za vodo itd.

Kratke majice

Zamašene mape so priročne za shranjevanje kosovnih dokumentov. Mapa tako omogoča razvrstitev različnih dokumentov, ki zadevajo posamezno temo (primer: vsi dokumenti o gradnji hiše).

Obročasta veziva

Praktični so za enostavno vpogled v dokumente, ne da bi jih ločili od shranjevanja. Poleg tega lahko papirje ločite z delilniki, da jih boste lažje našli. Razdelilniki lahko tudi prikažejo indikacije, ki olajšajo nalogo pri iskanju. Ti se lahko razvrstijo po abecedi, po datumu ...

Pohištvo s predali

Če je za shranjevanje veliko papirjev, je bolje, da se odločite za kartoteko. Slednji ima predale, kjer so različni dokumenti obešeni na palice in so lahko dostopni.

Pospravite upravne dokumente

Seveda uporaba ustreznega pomnilnika olajša razvrščanje datotek, pomembno pa je tudi vedeti, kako razporediti dokumente glede na njihovo vrsto. Tu je primer razvrstitve za lažje raziskovanje:

Družinska kartoteka: vsebuje vse dokumente v zvezi z družino, kot so poročni list, osebni dokumenti, potni listi, rojstni listi itd.
Datoteka o izobrazbi: spričevalo o izobrazbi, dokumenti v zvezi z vrtcem itd.
Davčna datoteka: napovedi dohodnine, stanovanjski davki itd.
Zdravstvena kartoteka: zdravstvene evidence, recepti, zdravniški pregledi (radio, skener, ultrazvok itd.) ...
Datoteka z računi: storitve (voda, plin, elektrika, telefon, internet itd.), Računi za blago in dela itd.
Zavarovalna kartoteka: pogodbe o avtomobilskem in domačem zavarovanju, življenjsko zavarovanje, zahtevki, potrdila o pristnosti ...
Strokovna kartoteka: pogodba o zaposlitvi, plačilne liste, prijavnica, življenjepis, diplome ...
Stanovanjska datoteka: najemna pogodba, potrdilo o najemnini, pisma lastnika / najemnika ...
Bančna datoteka: izpiski računov, pogodba, nalog za prenos ...

Arhiviranje upravnih dokumentov

V idealnem primeru bi bilo treba nekatere dokumente arhivirati vsaj enkrat na leto . Arhivirane datoteke so lepo razvrščene v polja po datumu ali po abecedi in po temah. Še enkrat, najbolje je uporabiti eno barvo na temo. Tu je primer podrobnega shranjevanja:

Roza majica za račune, rumena za finance, modra za zavarovanje ...
Razvrščanje po vrstnem redu: po abecedi od A do Ž ali po datumu (po mesecu, nato po letu). Tako je enostavno razlikovati med novejšimi in starejšimi dokumenti.

Najpomembneje je, da izvedemo tekočinsko ureditev, ki omogoča enostavno iskanje računa za vodo, na primer za januar lani. Če je papirje kljub urejenosti še vedno težko najti, je treba pregledati tehnike shranjevanja.

Drugi nasveti za pospravljanje administrativnih dokumentov

Lažje je shraniti stran, ko je manj papirja za hranjenje. Poleg razvrščanja in odstranjevanja zastarelih dokumentov je mogoče tudi s spletnim izdajanjem računov prejemati manj pošte na dom. Vendar je treba redno izvajati varnostne kopije na več medijih, da se izognete izgubi. Za dodatno varnost je treba izdelati varnostne kopije pomembnih dokumentov.

Ko prispejo pisma, je pomembno, da jih predhodno vložite, da se več mesecev ne kopičijo v kotu pisarne. Nujne črke je treba takoj prebrati, druge pa je mogoče razvrstiti po prednostnem vrstnem redu. Priporočljivo je, da imate pisarniškega organizatorja za shranjevanje pomembnih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje (plačilo računa, poziv itd.) In papirje, ki jih je treba vložiti (bančni izpiski, računi s samodejnimi bremenitvami itd.) Ta trik vam omogoča, da se takoj znebite zastarelega papirja, ki ga lahko zavržete, na primer letakov in oglasov.